مزایا و ضرورت وجود برنامه ریزی تولید حرفه ای !
هر شرکتی برای آن‌که بتواند بهره‌وری سازمان خود را بیشینه کند، باید یک برنامه ریزی تولید خوب و قوی در اختیار داشته باشد. اما برنامهریزی اثربخش، فرایندی است پیچیده که فعالیتهای گوناگونی باید در آن وجود داشته باشد تا تضمین شود که مواد، تجهیزات و منابع انسانی مورد نیاز در زمان و مکانِ لازم در اختیار شرکت قرار دارند. برنامهریزی تولید به مثابه‌ی یک نقشه‌ی راه است: این برنامه به شما نشان میدهد که چه مسیری را طی خواهید نمود و چقدر طول می‌کشد تا به مقصد برسید. در زیر برخی از مزایای حاصل از یک برنامه ریزی تولید اثربخش و کارا بیان شده است:
- کاهش هزینه‌های نیروی کار با حذف هدر رفتِ زمان و بهبود در جریان فرایندها.
- کاهش هزینه‌های مربوط به موجودی‌ها با کاهش نیاز به انبارهای امن و موجودی‌های بیش از حدِ در جریان.
- استفاده‌ی بهینه از تجهیزات و ظرفیت بیشتر.
- بهبود در تحویلِ به موقعِ محصولات و خدمات.
عوامل کلیدی مربوط به یک برنامه ریزی تولید
یک برنامهریزی تولید مناسب بر پایه‌ی درکی قوی از فعالیتهای کلیدی بنا میشود و کارآفرینان و مدیران شرکت باید این فعالیتهای را در فرایند برنامهریزی خود در نظر بگیرند. در زیر چند مثال بیان شده است:
پیشبینی انتظاراتِ بازار
برای یک برنامهریزی خوب و قوی شما باید فروش بالقوه‌ی شرکت را با قابلیت اطمینان خوبی بتوانید برآورد نمایید. بیشتر شرکت‌ها اعداد و ارقامی دقیق در خصوص فروش‌های آتی خود در دست ندارند. با این حال، شما میتوانید فروش‌های آینده را بر اساس اطلاعات تاریخی، روندهای بازار و یا سفارشاتِ جاری پیشبینی نمایید.
کنترل موجودی
مقدار موجودی قابل اطمینانی که به درون خطوط لوله تغذیه میشود، باید تعیین شده و یک سیستم موجودی قابل اتکا و پایدار باید در شرکت وجود داشته باشد.
در دسترس‌بودن تجهیزات منابع انسانی
این زمان که به زمان آزاد نیز شهرت دارد، در واقع مدت زمانی است که در بین فرایندهای مختلف در نظر گرفته میشود به گونه‌ای که بتوان تمامی سفارشات را در خط تولید یا خدمت قرار داد. نرم افزار برنامهریزی تولید به شما کمک می‌نماید تا بتوانید زمان آزاد شرکت را مدیریت نمایید، اطمینان حاصل نمایید که به خوبی مورد استفاده قرار گرفته است و در عین حال هم باید محتاط باشید تا تأخیری ایجاد نشود. برنامهریزی باید به گونه‌ای باشد که ظرفیت عملیاتی شما را بیشینه نماید، اما در عین حال از آن فراتر هم نرود. همچنین عاقلانه آن است که برای تمامی ظرفیت، برنامهریزی انجام نشود و فضایی هم برای اولویت‌های غیرمنتظره و تغییراتی که ممکن است به وجود آیند، در نظر گرفته شود.
گام‌ها و زمان های استاندارد
عموماً اثربخش‌ترین ابزار برای تعیین گام‌های تولید، ترسیم نقشه‌ی فرایندها است تا مشخص شود که این فرایندها در چه زمانی اتفاق می‌افتند و سپس باید زمانِ متوسطی را مشخص نمود که کار به اتمام خواهد رسید. توجه داشته باشید که این گام به ترتیب اتفاق نمی‌افتند. همچنین ممکن است به صورت همزمان با یکدیگر نیز رخ دهند.
پس از تکمیل نقشه‌ی فرایند، خواهید دانست که چقدر طول می‌کشد تا یک فرایند به صورت کامل به اتمام برسد. زمانی که یک کار به صورتی تکراری یا به صورت مشابه انجام میشود، بهترین کار این است که گام‌های کار و زمان مربوط به انجام آن به صورت استاندارد در آیند. فعالیتهای مشابه را برای استفاده در آینده مستند نموده و از آنها به عنوان یک خط مبنا استفاده نمایید تا مسیر و زمان‌های آینده تعیین شوند. این کار میتواند تا حد قابل ملاحظه‌ای، برنامهریزی فرایند را برای شما سرعت بخشد.
در حین ترسیم فرایند، شما ممکن است با هدر رفت‌هایی نیز روبرو شوید. شما میتوانید برای حذف این هدر رفت‌ها از کارآیی عملیاتی و یا تولید ناب استفاده نمایید. همچنین با این کار، مدت زمان فرایند نیز کوتاه‌تر شده و دستاوردها و هزینه‌های مربوط نیز بهبود خواهند یافت.
عوامل ریسک
برای ارزیابی این عوامل، اطلاعات تاریخی در تجارب کاری مشابه را جمع‌آوری نموده، زمان واقعی، مواد و شکست‌هایی که رخ داده است را به تفصیل مشخص نمایید. چنان‌چه ریسک‌های برآوردشده قابل ملاحظه باشند، باید از روش تحلیل حالات خرابی و اثرات آن (FMEA) استفاده مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک و اطمینان حاصل نمایید که کنترل‌های مناسب برای حذف یا به حداقل رساندن این ریسک‌ها مد نظر قرار داده شده‌اند. این روش به شما اجازه میدهد تا بتوانید مشکلات بالقوه در عملیات کسب و کار خود را برطرف نمایید. این نوع تحلیل، بیشتر در شرکتهای تولیدی و مونتاژ مورد استفاده قرار میگیرد.
چگونگی برنامهریزی برای کار
تمامی فعالیتهای دیگر از برنامه‌ی تولید آغاز شده و هر حوزه نیز بستگی به تعامل آن با سایر فعالیتهای دیگر دارد. عموماً در یک برنامه، مواد، تجهیزات، منابع انسانی، آموزش‌ها، ظرفیت و روش‌های و رویه‌های مورد نیاز برای تکمیل کار در یک زمان استاندارد، مشخص میشود. برای آن‌که بتوان فروش را به صورتی خوب پیشبینی نمود، شما باید این پیشبینی را بر اساس تاریخچه‌ی سفارشات شرکت انجام دهید.
برنامه‌ی تولید اساساً باید عناصر کلیدی خاصی که پیش از تولید باید در نظر گرفته شوند تا جریان کار بدون انقطاع انجام شود را در بر داشته باشد.
- سفارش مواد- مواد یا خدماتی که دارای یک زمان انتظار طولانی هستند یا از منابعی تأمین می‌شوند که زمان حمل و نقل آنها طولانی است، باید پیش از الزامات تولید سفارش داده شوند. به این سفارشات، سفارشات کلی نیز گفته میشود. تأمین‌کنندگان نیز باید به صورت دوره‌ای مواد را برای شما ارسال کنند تا اطمینان حاصل شود که در خط لوله‌ی شما انقطاعی رخ نخواهد داد.
- تدارک تجهیزات- تدارک ابزار و تجهیزات خاص برای آغاز فرایند تولید ممکن است مستلزم زمان انتظار بیشتری هم باشد. این نکته را هم به خاطر داشته باشید که برخی از تجهیزات به صورت سفارشی ساخته میشود یا تنظیمات آنها دشوار است. برای این تجهیزات ممکن است آموزش‌هایی نیز لازم باشد.
- گلوگاه‌ها- در جریان فرایند، محدودیت‌ها یا قیودی وجود دارند و این امر ایجاب می‌نماید که شما پیش از اقدام به تولید، این محدودیت‌های را شناسایی نمایید، برای آنها برنامهریزی کرده و یا آنها را حذف نمایید. در زمانِ ارزیابی این گلوگاه‌های احتمالی، به خاطر داشته باشید که این گلوگاه‌ها ممکن است به منطقه‌ی دیگری در تولید هم بروند. دست و پنجه نرم کردن و رفع این گلوگاه‌ها، یک چالش همیشگی برای هر شرکتی به حساب می‌آید.
- به کارگیری نیروی انسانی و آموزش آن- برخی از جایگاه‌های کلیدی یا خاص، ممکن است نیازمند آموزش برای برخی از تجهیزات خاص یا الزامات قانونی مربوط به آنها باشد. از مصاحبه‌هایی که با این کارکنان انجام میشود، باید به طور کامل در مورد مهارت‌های آنها صحبت و پرس و جو شود. پس از استخدام این کارکنان، زمان کافی را برای آموزش آنها تخصیص دهید تا این کارکنان، پیش از آغاز به کار شایسته و ورزیده شوند. این امر تضمین می‌نماید که فرایند یا خدمت شما به صورتی هموار و یکنواخت پیش خواهد رفت.
طرح تولید پایه و اساسی را در اختیار شما قرار میدهد تا بتوانید بر اساس آن برای کار واقعی برنامهریزی کرده و فعالیتهای روزمره‌ی خود را نیز طرح‌ریزی نمایید. زمانی که سفارشات خرید به شما می‌رسد، باید بتوانید تا آنها را بر اساس اولویت آنها تأمین نمایید. اهمیت سفارشات فروش نیز جریان کار و زمانی که باید برای آنها برنامهریزی کرد را تعیین می‌نماید. پس از این مرحله باید تعیین نمایید که آیا برای تولید یا ارائه‌ی خدمت آماده هستید یا خیر. شما باید موارد زیر را تعیین نمایید:
- آیا موجودی لازم برای شروع کار در دسترس هست یا خیر؟ اگر این امر محقق نشده باشد، آن‌گاه باید بر اساس زمانی که این موجودی‌ها آماده می‌شوند، دوباره برنامهریزی نمود. اگر نتوان این موجودی‌ها را آماده نمود، آن‌گاه شروع کار موضوعیتی پیدا نخواهد کرد.
- آیا منابع لازم نیز در دسترس هستند؟ آیا شما نیروی کار لازم برای تکمیل کار را در اختیار دارید؟ آیا از ماشین‌ها نیز استفاده شده است؟
- آیا زمان استاندارد با زمان باز مجاز تطبیق دارد؟ اگر اینگونه نیست، باید مجدداً برنامهریزی نمود.
- شما باید با احتیاط عمل نمایید تا عوامل ریسک را به حداقل برسانید؛ چه میشود-اگرهای زیاد میتواند تحویل خروجی‌ها را به تأخیر انداخته و به عنوان نقطه‌ی مقابل بهره‌وری عمل نماید.
طرح را به اطلاع سایرین برسانید
پس از آن‌که مشخص شد که معیارهای لازم برای شروعِ تولید مهیا هستند، باید طرح تهیه‌شده را به اطلاع کارکنانی که قرار است تا کار را انجام بدهند، برسانید. شما میتوانید طرح خود را در قالب صفحات گسترده، پایگاه‌های داده یا نرم‌افزارها تهیه نمایید. این ابزارها می‌توانند اجرای فرایند را تسریع نمایند. با این حال، از یک نمایش بصری میتوان به عنوان ابزاری برای اطلاع‌رسانیِ برنامه‌های کاری به کارکنان کف کارگاه نیز استفاده نمود. در بعضی از شرکت‌ها نیز سفارشات کاری پست شده یا از مانیتورهای کامپیوتری برای نمایش برنامه به کارکنان کف کارگاه استفاده میشود. این برنامه‌ی زمانی باید در دسترس کارکنانی که از برنامه پیش هستند نیز قرار گرفته و باید همواره به روز باشد.
مد نظر قرار دادن تغییرات
یکی از چالش‌هایی که در تولید و برنامهریزی زمانی برای آن وجود دارد، پیگیری و پرداختن به تغییراتی است که در سفارشات رخ می‌دهند. تغییرات هر روزه رخ می‌دهند. شما باید طرح خود را بر اساس این تغییرات تنظیم نمایید و مشاوره‌های لازم را به کارخانه ارائه کنید. برخورد و رتق و فتق تغییرات، همیشه آسان نبوده و شاید برطرف کردن این تغییرات به همان اندازه‌ی تهیه‌ی یک طرح تولید اولیه و اصلی دردسر داشته باشد. شما باید با تمامی بخش‌های مختلفِ درگیر در کار در ارتباط باشید تا بتوانید مشکلات را برطرف نمایید. همچنین، استفاده از نرم‌افزارهای کامپیوتری میتواند برای ردیابی تغییرات، موجودی، کارکنان و تجهیزات به شما کمک نماید.
آرمان احمدی فر
administrator
مهندس صنایع مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک و دانش آموخته برتر MBA از دانشگاه تهران، مدیر توسعه کسب و کار سامیکس، مشاوره و تحلیل گر در حوزه راهکارهای سازمانی نرم افزاری مایکروسافت، تحلیلگر در حوزه مهندسی مجدد و اصلاح و بازبینی فرآیندهای کسب و کار، مشاور در زمینه استراتژی تحول دیجیتال در کسب و کارها، مشاوره برنامه ریزی استراتژیک، مشاور در حوزه مدیریت تغییر، مشاور در حوزه متدولوژی پیاده سازی و استقرار ERP، ارزیابی آمادگی و سطح بلوغ سازمان در حوزه ERP Readiness ، تجزیه و تحلیل شکاف fit gap analysis برمبنای Best-Practice های APQC، مشاوره در حوزه فرآیندهای مدیریت ارتباط با مشتریان CRM و تحلیل و پیاده سازی راهکار مایکروسافت در این حوزه
برنامه ریزی استراتژیک
استراتژی الگویی مادر برای مشخص کردن اهداف، شیوه بهره برداری و تخصیص منابع و چگونگی مواجه شدن با عوامل محیطی، رقبا و بازار است.
در واقع استراتژی اهدافی را که باید دنبال کنیم به ما نشان داده و میگوید که در حال حاضر روی کدام صنعت و چه محصولی تمرکز کنیم، همچنین به ما یاد میدهد چگونه به مزیت رقابتی دست پیدا کنیم با وجود تهدیدات و فرصت های که در محیط قرار دارند.
سازمان هایی که در مسیر خود رشد قرار دارند یا بنگاه های اقتصادی که در مرحله تولید یا ابتدای مرحله رشد خود هستند، باید برنامه ریزی استراتژیک داشته باشند.
امروزه با در نظر گرفتن تغییرات لحظه ای و پر سرعت و دشوار شدن تصمیمات سازمانی، استفاده از یک برنامه جامع برای رویارویی با اینگونه مسائل بیشتر از گذشته حس میشود و این برنامه همان برنامه استراتژیک میباشد.
اساس مدیریت استراتژیک شناخت کامل مدیران از شرکتهای رقیب خود، بازار ها، توزیع کنندگان و عرضه کنندگان مواد اولیه، قیمت ها و … میباشد و این عوامل هستند که موفقیت های تجاری در محیط کسب و کار را تعیین میکنند.میتوان گفت این مدیریت استراتژیک است که به سازمانها این امکان را میدهد تا برای ساختن آینده خود هرگز انفعالی عمل نکنند و با به کار کارگیری خلاقیت و ابتکار فعالیت های خود را به سمتی سوق دهد که در برابر مسائل پیش رو به درستی و با یک برنامه ریزی درست عمل کند و بدین وسیله پیشرف کرده و آینده خود را روشن تر بسازد.
از اساسی ترین منافع مدیریت استراتژیک میتوان ایجاد تعهد و تفاهم متقابل بیشتر میان مدیران و کارکنان را نام برد.
تدوین برنامه استراتژیک در بخش های زیر انجام میشود:
- تعریف بیانیه
ماموریت ها ، چشم انداز ها و ارزش ها - پیدا کردن
نقاط قوت وضعف سازمان ها ، یافتن المان هایی که سازمان را تهدید میکنند و شناسایی
فرصت هایی که در اطراف سازمان قرار دارد. - تحلیل محیطی: شناسایی فرصت ها و تهدید های مقابل سازمان
با کمک انواع تحلیل ها از جمله تحلیل بازار و صنعت،
تحلیل دوره عمر، تحلیل رقبا، تحلیل PESTEL، تحلیل نیرو
های رقابتی پورتر ، تعیین عوامل کلیدی موفقیت و …..
- تحلیل داخلی: شناسایی نقاط قوت و ضعف سازمان
- یافتن عامل
های موفقیت در صنعت - استفاده از
روش هایی مانند : طوفان فکری، دلفی،نظرات خبرگان و استفاده از روش های کمی مانند
ماتریسIFE برای
مشخص کردن نقاط ضعف و قوت سازمان - تعیین کردن
استراتژی های سازمان با استفاده از روش های کیفی و کمی
تشکیل ماتریس SWOT
با به کارگیری خروجی های مراحل پیشین و تعیین نمودن استراتژی های سازمان
- مشخص کردن
اهداف سالیانه برای سوق دادن سازمان به سمت اهداف کلان و استراتژی های تعیین شده - مشخص نمودن اهداف سالیانه با در نظر گرفتن استراتژی
انتخاب شده. - مشخص نمودن شاخص های لازم در جهت ارزیابی میزان دستیابی
به اهداف مشخص شده. - ایجاد برنامه
عملیاتی لازم جهت دستیابی به اهداف تعیین شده. - تعیین منابع مورد نیاز برای رسیدن به اهداف از جمله
منابع مالی، منابع انسانی، سخت افزاری و …. - مشخص نمودن برنامه ای دقیق و قابل ارزیابی برای رسیدن به
اهداف مورد نظر.
گروه مهندسین مشاور نور مدیرفا با سابقه فعالیت طولانی در صنعت ایران از سال 87 و با سابقه نگاشتن برنامه استراتژیک برای بسیاری از سازمانهای تولیدی بازرگانی و خدماتی آماده ارائه خدمات مشاوره آموزش و تنظیم برنامه استراتژی در سازمان شما می باشد. همچنین در قدم بعدی می توانید جاری سازی استراتژی های سازمانی خود را نیز به مدیرفا بسپارید.
برنامه ریزی در مدیریت از زبان ارشیا دکامی
یک سازمان همیشه در حال آماده شدن است؛ این آمادگی ممکن است برای شکست باشد یا آماده شدن برای پیروزی. برنامه ریزی در مدیریت مشخص می‌کند که شما و سازمانتان در حال آماده شدن برای چه چیزی هستید. البته برنامه ریزی به تنهایی مفهوم خاصی ندارد و بدون تعهد، تنها به مشتی وعده و وعید پوچ و بیهوده تبدیل خواهد شد.
میتوان گفت هرکاری که مدیر در سازمان انجام میدهد، نوعی برنامه ریزی است. او مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک باید برای نیروها برنامه ریزی کند و چارت سازمانی بچیند، برای پست‌های شغلی مختلف برنامه بریزد و شرح شغل تدوین کند، برای بازاریابی برنامه ریزی کند و استراتژی‌های مارکتینگ بچیند. همه این موارد به نوعی چیدن پلن و ساختار برای سازمان هستند.
اما آنچه در این مقاله به آن می‌پردازیم، برنامه ریزی در مدیریت سازمان به شکل استراتژیک است. یعنی زمانی که شما هدف گذاری در مدیریت را انجام داده‌اید و اکنون باید برای تحقق این اهداف برنامه بچینید. در این مقاله همه چیز را درباره چیدن یک برنامه استراتژیک و درست برای سازمان را به شما آموزش خواهیم داد.
اهمیت برنامه ریزی در مدیریت
اگر بخواهم به صورت خلاصه صحبت کنم باید بگویم که برنامه ریزی در مدیریت برای موفقیت سازمان ضروری است.
در واقع شما با برنامه ریزی میتوانید به شکل کاملا مجهز به استقبال آینده سازمان بروید و به سادگی با چالش‌ها مواجه شوید. برنامه ریزی سازمان را یکپارچه می‌کند و باعث میشود کارکنان سازمان به صورت متمرکز روی یک هدف مشترک کار کنند. اما این موارد تنها مزیت‌های برنامه ریزی در مدیریت نیست. سایر مزایای آن عبارتند از؛
- باعث مدیریت زمان به شکل موثر میشود. بنابراین ساعات مفید کاری افزایش پیدا می‌کند و زمان تلف شده به حداقل میزان ممکن می‌رسد.
- به کمک برنامه ریزی در مدیریت میتوان به شکل صحیح تخصیص منابع انجام داد. بنابراین هیچ پروژه‌ای به دلیل کمبود منابع متوقف نمی‌شود.
- برنامه ریزی باعث انعطاف بیشتر در برابر شرایط عدم قطعیت میشود. زمانی که در سازمان شما یک برنامه منسجم وجود داشته باشد، به محض بروز یک واقعه جدید در سازمان میتوانید آن را در برنامه بگنجانید. البته این مزیت تنها در صورتی ایجاد میشود که برنامه ریزی استراتژیک انجام داده باشید.
همه مزیت‌های برنامه ریزی در مدیریت را میتوان در یک عبارت ساده خلاصه کرد: رشد کسب و کار!
انواع برنامه ریزی در مدیریت و تفاوتهای آنها
زمانی که صحبت از انواع برنامه ریزی در مدیریت میشود، بسیاری از افراد احساس سر در گمی دارند. انواع برنامه ریزی سازمانی مفهوم بسیار ساده‌ای دارند. آنها طرح‌هایی هستند که برای قسمت‌های مختلف سازمان چیده می‌شوند. در ادامه با توضیح انواع برنامه ریزی در مدیریت با مفهوم ساده آنها آشنا خواهید شد.
برنامه ریزی برای استارتاپ
برنامه ریزی برای کسب و کار نوپا یعنی توضیح جزئیات آن در یک طرح استارتاپی.
اطلاعاتی که در ادامه بیان می‌کنیم باید در برنامه ریزی استارتاپ وجود داشته باشد.
- توصیف شرکت و هدف و چرایی راه اندازی استارتاپ
- اعضای تیم.
- اطلاعات بازار هدف.
- محصول یا خدماتی که استارتاپ شما عرضه می‌کند و وجه تمایز آن با نمونه‌های مشابه.
- ایده‌ها و استراتژی‌هایی که برای رسیدن به اهداف استارتاپ به ذهنتان رسیده است.
برنامه ریزی داخلی سازمان
این مورد از انواع برنامه ریزی در مدیریت برای افرادی که در سازمان شما فعالیت دارند، انجام میشود. در این نوع برنامه شما باید اطلاعات مورد نیاز داخل سازمان را به دست آورید تا بتوانید مسیری برای موفقیت در پروژه‌ها بچینید. به عنوان مثال برنامه ریزی داخلی بخش مالی شامل موارد زیر است.
- هزینه تمام شده پروژه و میزان سودآوری آنها.
- ایده‌هایی برای کاهش هزینه و افزایش سود.
- روش بازپرداخت سرمایه پروژه.
- هزینه‌های سازمان.
- تجزیه و تحلیل شرایطی که بر اوضاع مالی شرکت تأثیر دارد.
تصور کنید میخواهید وارد هزارتویی که در یک شهر قرار دارد، بشوید. شما ابتدا باید از طریق نقشه شهر ورودی هزارتو را پیدا کنید. بعد از آن هم به نقشه‌ای نیاز دارید که مسیرهای هزارتو را به شما نشان دهد تا بتوانید به مرکز آن برسید. بدون نقشه ساعت‌ها سردرگم خواهید بود و احتمال دارد هیچوقت وسط هزارتو را پیدا نکنید. برنامه ریزی داخلی سازمان مانند نقشه داخل هزارتو است که پیچیدگی‌های درونی سازمان را برای شما و دیگر کارکنان ساده می‌کند.
برنامه ریزی استراتژیک سازمان
این مورد از انواع برنامه ریزی در مدیریت چیزی است که در طول این مقاله راجع به آن صحبت کردیم. درباره اهمیت آن گفتیم و در قسمت‌های بعد روش پیاده‌سازی آن را توضیح خواهیم داد.
در این نوع برنامه ریزی، اهداف سازمان شما و مسیر رسیدن به آن مشخص میشود. برنامه ریزی استراتژیک شامل پنج رکن اصلی است؛
- چشم انداز آینده سازمان.
- شرح ماموریت افراد تیم.
- تعیین عوامل تأثیرگذار در موفقیت.
- استراتژی‌های دستیابی به اهداف.
- برنامه اجرایی.
برنامه استراتژیک باعث یکی شدن تمام سطوح کسب و کار و تلاش همه اعضای سازمان برای رسیدن به هدف مشترک میشود.
سایر انواع برنامه ریزی در مدیریت
انواع برنامه ریزی در مدیریت به موارد بالا محدود نمی‌شود. ممکن است سازمان شما با توجه به نوع کار و سیستمی که دارد به شیوه خاصی از برنامه ریزی نیاز داشته باشد. شیوه‌ای که تنها شما میتوانید از آن استفاده کنید. موارد دیگری که می‌توانند جزو برنامه‌های مورد نیاز برای سازمان باشند را در ادامه نام برده‌ایم.
- پلن‌های تجاری شرکت‌ها و سازمانها.
- پلن‌های آموزش نیروها.
- برنامه ریزی برای پروژه‌ها.
منظور از سطوح برنامه ریزی سازمانی چیست؟
سطوح برنامه ریزی سازمانی مانند یک چرخه به هم متصل هستند. در واقع این سطوح ایجاد شده‌اند تا مدیران برای برنامه ریزی در مدیریت ذهن منسجمی داشته باشند.
در این بخش سطوح برنامه ریزی سازمانی را تعریف می‌کنیم و در بخش بعدی درباره مراحل پیاده‌سازی این سطوح روی سازمان صحبت خواهیم کرد.
１. تعیین هدف سازمان.
２. مشخص کردن مسیرهای پیش رو برای رسیدن به هدف سازمان.
３. انتخاب بهترین مسیر. (اگر نمی‌توانید از بین راه‌های پیشنهادی بهترین را انتخاب کنید، بهتر است ابتدا مواردی که اثربخشی کمتری دارند را حذف کنید. درنهایت مسیرهای انگشت شماری باقی می‌ماند که انتخاب بین آنها ساده است).
４. تخصیص وظایف به اعضای تیم و تعیین بازه زمانی مشخص برای انجام وظیفه.
５. بخش بندی سطوح برنامه ریزی سازمانی. ممکن است فردی که برنامه ریزی در مدیریت را انجام میدهد، پلنی ریخته باشد که تمام بخش‌های سازمان را درگیر می‌کند. در چنین موقعیتی بهتر است علاوه بر برنامه کلی، برای هر بخش برنامه منحصر به فردی بچینیم. این کار باعث انسجام بیشتر سازمان میشود.
６. تخصیص بودجه آخرین بخش از سطوح برنامه ریزی سازمانی است. این کار باید بعد از مشخص شدن تمام سطوح دیگر و به دست آوردن اطلاعات درباره پروژه‌ها انجام شود.
مراحل برنامه ریزی سازمانی به صورت استراتژیک
مراحل برنامه ریزی سازمانی به صورت استراتژیک برای سازمانهای کوچک و بزرگ کاربرد دارد. این متد به شما کمک می‌کند اولویت‌های سازمان را تعیین کنید و به آنها زمان اختصاص دهید. برنامه ریزی زمانی برای یک سازمان به صورت دقیق امکان پذیر نیست. چرا که مسیر دستیابی به اهداف پر از رویدادهای غیر قطعی است.
مراحل برنامه ریزی در مدیریت باید بخش‌های مختلفی چون برنامه روزانه، هفتگی، ماهانه، سه ماهه، شش ماهه و یک ساله را پوشش دهد. البته برخی از سازمانها برنامه ریزی سازمانی سه تا پنج ساله نیز دارند.
در این بخش مراحل برنامه ریزی سازمانی را به صورت استراتژیک توضیح می‌دهیم.
１. موقعیت خود را در استراتژی سازمانی مشخص کنید
در مراحل برنامه ریزی سازمانی ما قرار است مجموعه خود را از نقطه‌ای که اکنون هستیم، به نقطه مقصد برسانیم. پس باید ابتدا بدانیم که دقیقا کجا قرار داریم. بعد از آن باید بدانیم به کجا می‌خواهیم برویم. پس باید هدف گذاری در مدیریت را نیز انجام دهیم. برنامه ریزی در مدیریت و هدف گذاری کاملا به هم وابسته هستند.
بعد از مشخص کردن اهداف کوتاه مدت و بلند مدت باید مشخص کنید که از چه مسیری قصد دارید به این اهداف برسید. چه گام‌هایی برای رسیدن به این اهداف باید بردارید و به چه منابعی برای تحقق آنها نیاز دارید. این کار دقیقا مانند زمانی است که میخواهید به مسافرت بروید و برنامه ریزی می‌کنید که همه تجهیزات لازم برای سفر را به همراه خود ببرید.
２. افراد را به سازمان اضافه کنید و اطلاعات به دست آورید.
دومین مورد از مراحل برنامه ریزی سازمانی به جمع آوری اختصاص پیدا می‌کند! ابتدا باید اطلاعات لازم درباره اهدافی که قصد دارید به آنها برسید و آنچه برای رسیدن به آنها نیاز دارید را به دست آورید. سپس نیروهای لازم برای تحقق این اهداف را استخدام کنید. جمع آوری نیروی کار میتواند فرایند پرچالشی باشد.
بسیاری از مدیران نمی‌دانند هنگام جمع آوری اطلاعات دقیقا به چه داده‌هایی باید توجه داشته باشند تا بتوانند از آنها برای برنامه ریزی مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک در مدیریت استفاده کنند. برخی از این اطلاعات کاربرد عبارتند از؛
- اطلاعات مرتبط با نیروهای کار.
- اطلاعات مرتبط با موقعیت‌های شغلی در سازمان.
- عوامل داخلی و خارجی سازمان که در روند دستیابی به هدف تأثیر دارد.
- ارزش‌های سازمانی و چرایی‌هایی که برای رسیدن به اهداف وجود دارد.
توجه کنید که دقیق بودن این داده‌ها به معنی ایجاد کم‌ترین میزان خطا در تصمیم گیری و پیشبینی تمام وقایع است.
اگر هنگام برنامه ریزی در مدیریت چارت‌ها و جداول سازمانی را طراحی کرده باشید، روند کار بسیار ساده‌تر میشود.
３. برنامه استراتژیک خود را تدوین کنید
مراحل برنامه ریزی سازمانی به صورت استراتژیک مفهوم ساده‌ای دارد اما گنجاندن این مفهوم در کلمه کار ساده‌ای نیست. استراتژی یعنی اینکه شما بدانید دقیقا در حال حاضر در سازمان شما چه رخ میدهد و چه اتفاقی در حال رخ دادن است. همچنین می‌دانید که چگونه باید به سمت اهداف سازمان حرکت کنید. به بیان ساده‌تر به کمک برنامه ریزی در مدیریت به صورت استراتژیک میتوانید سازمان خود را بچینید.
زمانی که اطلاعات مورد نیاز خود را به دست آوردید، نوبت به نوشتن برنامه‌ای برای استفاده از منابع در جهت رسیدن به اهداف میشود. مواردی که در یک برنامه سازمانی اهمیت دارنند، عبارتند از؛
- اولویت کارهایی که برای دستیابی به هدف سازمان باید انجام شود. (تفکیک اقدامات با توجه به میزان اهمیت و فوریت آنها)
- پیدا کردن ایده‌ها و اقداماتی که باعث رشد مثبت سازمان شما خواهند شد.
- تعیین KPI یا شاخص‌هایی برای سنجش عملکرد سازمان در رسیدن به هدف. یعنی شما باید بدانید که حین اجرای مراحل برنامه ریزی سازمانی، چه اقداماتی انجام شده و هر کدام از آنها چه نتیجه‌ای به دنبال داشته است. شاخص‌های سنجش این موضوع هنگام برنامه ریزی در مدیریت باید تنظیم شوند.
４. اجرا را شروع کنید
برخی از افراد در مراحل مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک برنامه ریزی سازمانی به دنبال زیر بغل مار هستند! یعنی تصور میکنند که سازمانهای موفق از تکنیک‌های ناگفته و رازهای پنهانی استفاده میکنند که باعث موفقیت آنها میشود. اما اینطور نیست. آنها فقط اجرا میکنند!
یک مدیر ناموفق به شدت روی برنامه ریزی استراتژیک حساس است. با هر بار نوشتن برنامه یک ایراد از آن پیدا می‌کند و به عبارتی می‌خواهد مو را از ماست بیرون بکشد! به همین دلیل با پیدا کردن کوچک‌ترین ایراد دوباره مشغول برنامه ریزی در مدیریت میشود. اما یک مدیر موفق بعد از نوشتن برنامه ریزی و بررسی ابعاد آن در مدت کوتاه، به سراغ اجرا می‌رود. این فرد ممکن است در طول مسیر متوجه ایرادهایی که در برنامه وجود داشته بشود. اما می‌داند که هیچ برنامه‌ای کامل نیست و سعی می‌کند شرایط را حین اجرا مدیریت کند.
باور کنید هیچوقت بهترین روز برای شروع نمی‌رسد، بهترین برنامه نوشته نمی‌شود و خلاصه اینکه از آسمان معجزه‌ای نازل نخواهد شد!
５. بر اجرای برنامه نظارت کنید
در اسفند هر ماه، برنامه مشترکی بین خانواده‌های ایرانی وجود دارد. مادر خانواده برای خانه تکانی برنامه‌ای می‌چیند و با توجه به آن به هر یک از اعضای خانواده کاری می‌سپارد. خودش هم به عنوان ناظر بر کار اعضای خانواده حضور دارد تا مطمئن شود همه چیز کامل تمیز شده است. البته گاهی ممکن است خود او هم کارهایی انجام دهد تا خانه تکانی زودتر به پایان برسد. این ساده‌ترین مثالی بود که درباره مراحل برنامه ریزی سازمانی به ذهنم رسید!
شما نیز بعد از برنامه ریزی در مدیریت باید وظایف هر شخص را مشخص کنید. سپس به عنوان ناظر در سیستم حضور داشته باشید و اقدامات زیر را انجام دهید.
- عملکرد افراد را بسنجید.
- شاخص‌هایی که برای سنجش عملکرد در نظر گرفته بودید را بررسی کنید. اگر کاری نتیجه رضایت بخشی به دنبال نداشت، سریع آن را حذف کنید.
- به محض اینکه متوجه وجود مشکل یا نقطه ضعفی در سازمان شدید، در صدد رفع آن برآیید.
- همواره در حال جمع آوری اطلاعات و تحلیل آنها باشید.
انجام این اقدامات باعث میشود میزان اتفاقات پیشبینی نشده در سازمان به حداقل برسد.
مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک
مقدمه
برای هر سازمانی، خواه یک هلدینگ بزرگ و چندملیتی باشد و خواه یک استارت‌آپ کوچک چندنفره، خواه یک کسب‌وکار خصوصی باشد و خواه یک سازمان دولتی یا غیرانتفاعی، بسیار مهم است که تعریف دقیقی از آنچه قرار است انجام دهد و اهدافی که قرار است نهایتاً به آنها دست یابد، داشته باشد. این دو تعریف را عموماً در قالب «چشم‌انداز و مأموریت» سازمان یا همان « Vision & Mission » بیان میکنند که یکی از مراحل اولیه برنامهریزی استراتژیک و تدوین راهبردهای سازمانی محسوب میشود.
هر سازمان کوچک و بزرگی، برای دستیابی به موفقیت، نیازمند تعریف چشم‌انداز و مأموریت خود است. سؤال اینجا است که منظور از مأموریت و چشم‌انداز چیست و هر یک از آنها را چگونه باید تعیین نمود. در این مقاله، مروری اجمالی بر این دو مفهوم و چگونگی تعریف و تدوین یک چشم‌انداز و مأموریت متناسب با کسب‌وکار خواهیم داشت. علاوه بر این، نمونه‌هایی از چشم‌انداز و مأموریت شرکتهای مشهور بیان شده تا درکی بهتر از این دو مفهوم کلیدی ایجاد گردد.
چشم‌انداز کسب‌وکار
هر سازمان هدفمند و موفق، باید یک چشم‌انداز آشکار و قابل حصول داشته باشد؛ گزاره‌ای که هر مدیر یا کارمندی را در حصول اهداف سازمانی کمک نماید. به‌طور خلاصه، چشم‌انداز این پرسش را مطرح می‌کند که «کسب‌وکار ما می‌خواهد به چه چیزی تبدیل شود؟» و پاسخ به این پرسش را در قالب گزاره‌ای یک‌جمله‌ای، انگیزشی، آشکار و به یاد ماندنی بیان می‌دارد که به جایگاه مطلوب شرکت در طولانی‌مدت اشاره دارد. چشم‌انداز مناسب، کارمندان را ترغیب می‌کند تا تلاش بیشتری انجام داده و در نتیجه، عموماً منجر به عملکرد بهتر افراد میشود. لازم به تأکید است که پاداش‌های مالی، تا سطوح مشخصی می‌توانند انگیزه کارکنان را افزایش دهند و استفاده از سایر ابزارها، از جمله تهییج از طریق چشم‌انداز بلندپروازانه، به این موضوع کمک شایان توجهی می‌کند.
تعیین چشم‌انداز کسب‌وکار، مزایای دیگری هم در پی دارد؛ این گزاره، نشان میدهد که چه منابع، توانمندی‌ها و مهارت‌هایی برای تحقق اهداف آتی نیاز است و در نتیجه، تصمیم‌گیری‌ها و تخصیص منابع را به شکل کارآمدتری هدایت می‌کند.
نکته مهم دیگر اینکه همه چشم‌اندازها، به یک اندازه خوب نیستند؛ برخی از آنها بسیار کلی بوده یا صرفاً بر اهداف مالی متمرکز هستند و در نتیجه، چندان انگیزه‌بخش کارکنان نخواهند بود. با این حال، اگر شرکتی تلاش کافی در ایجاد گزاره چشم‌انداز به خرج دهد، منجر به مزایای زیر میشود:
- انگیزه‌بخش و ترغیب‌کننده مدیران و کارکنان است؛
- یک هدف مشترک برای کار و تلاش گروهی ارائه می‌کند؛
- اهداف سخت و بلندپروازانه را تعیین می‌کند (اهدافی که به دست آوردن آنها با منابع و قابلیت‌های کنونی غیرممکن است)؛
- به مدیران در تخصیص کارآمد منابع کمک می‌کند.
تعیین چشم‌انداز، یک گام اولیه و بسیار مهم در فرآیند مدیریت استراتژیک است. مراحل و دستورالعمل‌های زیر، به شما در نوشتن یک چشم‌انداز کارآمد کمک می‌کند:
مرحله 1: جمع‌آوری تیمی از مدیران، کارمندان و سهام‌داران: چشم‌انداز، مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک گزاره‌ای است که باید توسط کارمندان همه سطوح درک شود. از همین رو، تا حد امکان بایستی افراد زیادی در این فرآیند مشارکت داشته باشند. مشارکت بیشتر، منجر به تعهد قوی‌تر به چشم‌انداز کسب‌وکار خواهد شد. پس از انتخاب افراد، اطلاعات زمینه‌ای لازم پیرامون چشم‌انداز سازمانی و ویژگی‌های آن را در قالب مقالات کوتاه و مفید، در اختیار افراد قرار دهید.
مرحله 2: از همه بخواهید تا نسخه‌ای از چشم‌انداز شرکت را که در ذهن پرورانده‌اند، روی کاغذ بیاورند. پس از دریافت گزاره‌ها، پیش‌نویس چشم‌انداز شرکت بر مبنای ترکیب گزاره‌های پیشنهادی ایجاد می‌گردد. این فرآیند، فرصتی فوق‌العاده برای حل‌وفصل هرگونه دیدگاه متعارض در مورد هدف نهایی شرکت است، لذا باید از آن، نهایت بهره را برای ایجاد درکی مشترک پیرامون اهداف نهایی کسب‌وکار ببرید.
مرحله 3: گزاره را اصلاح کرده و نسخه نهایی را به شرکت‌کنندگان ارائه دهید. پیش‌نویس گزاره، باید بار دیگر و با هدف اصلاح نهایی، بین اعضا توزیع شود. در نهایت، پس از دریافت بازخورد، نسخه نهایی چشم‌انداز را تعیین نمایید. فراموش نکنید که یک چشم‌انداز خوب، گزاره‌ای تک‌جمله‌ای، شفاف، الهام‌بخش و به یاد ماندنی است.
بهترین روش برای یادگیری نحوه ایجاد یک چشم‌انداز خوب، بررسی مثال‌های خوب و بد فعلی است. مثلاً چشم‌انداز شرکت مشهور مایکروسافت را در نظر بگیرید: «کامپیوتری بر روی هر میز و در هر خانه». به نظر شفاف است و از آن مهم‌تر، آن‌چنان بلندپروازانه و الهام‌بخش که میتواند همچون بمب انگیزه برای کارکنان و مدیران عمل نماید.
در مقابل، مثال‌های زیادی از چشم‌اندازهای نامناسب یا ناقص وجود دارد. برای مثال، چشم‌انداز اولیه جنرال موتورز بدین صورت تعیین شده بود: «طراحی و تولید بهترین وسایط نقلیه در جهان». این پرسش پیش می‌آید که منظور از بهترین چیست؟ جنرال موتورز قرار است در چه پارامتری بهترین شود؟
برخی اوقات نیز، چشم‌انداز به صورت فانتزی و عملاً دست‌نیافتنی تعریف میشود. مثلاً ایکیا ( Ikea ) چشم‌انداز خود را چنین تعریف کرده است: «در ایکیا، هدف ما ایجاد یک زندگی روزمره بهتر برای بسیاری از افراد است». این در حالی است که تحقق چنین چیزی عملاً غیرممکن است.
مأموریت کسب‌وکار
به‌طور خلاصه، یک گزاره مأموریت عبارت است از: «توصیفی از آنچه سازمان انجام میدهد، مدل کسب‌وکار آن و اینکه چرا آن را انجام میدهد.»
مأموریت یک سازمان که اغلب فلسفه وجودی و ارزش‌های اصلی کسب‌وکار را شامل میشود، بر مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک هدف اصلی یا دلیل اصلی وجود داشتن سازمان تأکید دارد. مأموریت میگوید که شرکت چیست و چه می‌کند. مطابق با گفته‌های «پیتر دراکر»، پدر مدیریت مدرن، یک مأموریت سازمانی همانند راهنمای اولیه در ایجاد طرح‌ها، استراتژیها یا گرفتن تصمیمات روزانه است. این مأموریت، یک ابزار ارتباطی مهم است که اطلاعاتی در مورد محصولات و خدمات، مشتریان هدف، بازارهای جغرافیایی، فلسفه‌ها، ارزش‌ها و طرح‌های رشد آتی برای کلیه ذینفعان کسب‌وکار ارائه می‌کند. به عبارت دیگر، هر دلیل اصلی برای وجود یک شرکت، باید در مأموریت آن بازتاب پیدا کند تا هر کارمند، تأمین‌کننده، مشتری و حتی جامعه، بتواند نیروی محرک پشت عملیات سازمان را درک نماید.
برای تدوین مأموریت کسب‌وکار، دو گزینه وجود دارد: 1) مأموریت مشتری‌محور و 2) مأموریت محصول‌محور.
مأموریت‌های مشتری محور، هدف سازمانها را با توجه به برآورده‌سازی نیازهای مشتریان و ارائه راه‌حل‌هایی برای آنها تعریف میکنند. این مأموریت‌ها، انعطاف‌پذیری بیشتری نسبت به مأموریت‌های محصول‌محور ارائه مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک کرده و در نتیجه، به آسانی میتوان در محیط‌های متغیر، آنها را انطباق داد. برای مثال، در مأموریت نوکیا، پیوند دادن مردم به یکدیگر، یک گزاره مشتری محور است که تنها بر گوشی‌های هوشمند و موبایل تمرکز ندارد. راه‌حلی برای نیازهای مشتری ارائه می‌کند و به آسانی میتواند برای 50 سال آینده و فناوری‌های آن زمان هم جواب دهد. این انعطاف‌پذیری استراتژیک، با ارائه نرم‌افزار « VoIP » از سوی نوکیا برای برقراری تماس از طریق مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک اینترنت شروع شد، مأموریتی که به نظر می‌رسد، هنوز هم معتبر است!
مأموریت‌های محصول محور، به جای تأکید بر ارائه راه‌حل برای مشتریان، بر آنچه به‌عنوان محصولات یا خدمات کسب‌وکار ارائه میشود، تمرکز میکنند. این گزاره‌ها، برای شرکت انعطاف‌پذیری کمتری ایجاد میکنند، چرا که بسیاری از محصولات، دارای چرخه عمر کوتاهی هستند و یا بازار محدودی را به خود اختصاص می‌دهند. برای مثال، شرکتی که کسب‌وکار خود را بر مبنای ارائه بهترین محصولات بیمه سلامت تعریف می‌کند، برای گسترش خود و فعالیت در سایر محصولات بیمه‌ای، ممکن است به مشکل بخورد.
یک مأموریت کارآمد، 9 مؤلفه به شرح زیر دارد:
1. مشتریان: مشتریان شما چه کسانی هستند؟ چطور از آنها سود می‌برید؟
2. محصول یا خدمات: محصولات یا خدمات اصلی که ارائه می‌کنید، کدامند؟ منحصربه‌فرد بودن آنها در چیست؟
3. بازار: در چه بازارهای جغرافیایی فعالیت می‌کنید؟
4. فناوری: فناوری اولیه شرکت چیست؟
5. دغدغه بقا: آیا شرکت متعهد به رشد و تثبیت مالی است؟
6. فلسفه: باورها، ارزش‌ها و فلسفه‌های اصلی هدایت‌کننده سازمان چیست؟
7. قابلیت‌های محوری: نقاط قوت، توانمندی‌ها یا مزایای رقابتی شرکت چه هستند؟
8. دغدغه تصویر عمومی: آیا شرکت از لحاظ اجتماعی مسئولیت‌پذیر است؟ آیا با محیط‌زیست سازگار است؟
9. دغدغه کارمندان: شرکت با کارمندان خود چگونه برخورد می‌کند؟
ایجاد یک گزاره مأموریت، یک گام مهم در شناسایی دلیل تجاری وجود کسب‌وکار شما است. البته، درست انجام دادن این کار کمی دشوار است. مراحل و دستورالعمل‌های زیر، به مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک شما در نوشتن یک گزاره مأموریت کارآمد کمک می‌کند:
مرحله 1: جمع‌آوری تیمی از مدیران، کارمندان و سهام‌داران: مأموریت گزاره‌ای است که کارمندان در تمامی سطوح بایستی آن را درک کنند. مشارکت بیشتر افراد، به شما این امکان را میدهد که متوجه شوید هرکدام از آنها، سازمان و هدف اصلی آن را چطور می‌بیند. علاوه بر این، کارمندان در صورتی‌که در فرآیند ایجاد آن درگیر باشند، از مأموریت سازمان بیشتر حمایت میکنند.
مرحله 2: جواب دادن به سؤالات نه‌گانه مرتبط با مأموریت کارآمد: بسیاری از فعالان کسب‌وکار و صاحب‌نظران حوزه مدیریت توافق دارند که یک گزاره جامع، باید شامل کلیه 9 مؤلفه باشد. تنها در این صورت است که ایجاد یک گزاره مأموریت، میتواند به سود یک شرکت باشد. در این سطح، تلاش کنید که کل سؤالات را صادقانه پاسخ دهید و مشتریان، بازار، ارزش‌ها و . خود را شناسایی کنید. ممکن است مدت زیادی زمان ببرد، اما ارزش آن را دارد.
مرحله 3: پیدا کردن بهترین ترکیب: پاسخ‌ها را از همه جمع‌آوری کنید و سعی کنید تا ترکیبی از پاسخ‌های دریافتی ایجاد کنید. در طول این مرحله، خاطرجمع خواهید شد که همه افراد، دلیل وجودی شرکت را می‌دانند و هیچ دیدگاه متعارضی باقی نمانده است.
در کنار طی نمودن این مراحل، برخی نکات وجود دارد که میتواند در نوشتن یک گزاره مأموریت کارآمد مفید باشد:
- تصویر عمومی، دغدغه کارمندان، فلسفه و مشتریان، مهمترین مؤلفه‌های یک مأموریت می‌باشند؛
- مسئولیت شهروندی، کار تیمی، تعالی و یکپارچگی، ارزش‌هایی هستند که اغلب شرکت‌ها برای مأموریت‌های کارآمد خود استفاده میکنند؛
- گزاره مأموریت بهتر است مشتری محور باشد؛
- از کمتر از 250 کلمه در گزاره مأموریت استفاده کنید؛
- مأموریت را الهام‌بخش و ماندگار بنویسید.
تفاوت بین گزاره‌های چشم‌انداز و مأموریت
گزاره‌های چشم‌انداز و مأموریت، اغلب برای هدفی مشابه توسعه یافته و استفاده می‌شوند. این مسئله، بسیاری را به این اشتباه می‌اندازد که فکر میکنند چشم‌انداز و مأموریت را میتوان به جای یکدیگر به کار برد، در حالی که در واقعیت اینگونه نیست. در جدول زیر، تفاوتهای اساسی بین چشم‌انداز و مأموریت بیان گردیده است:
جدول 1- تفاوت بین چشم‌انداز و مأموریت
چشم‌انداز
مأموریت
هدف آن چیست؟
بیان آنچه شرکت قصد تحقق آن را دارد.
بیان آنچه شرکت در حال حاضر انجام میدهد.
به چه سؤالی پاسخ میدهد؟
می‌خواهیم به چه چیزی تبدیل شویم؟
چه‌کاری انجام مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک می‌دهیم؟
متشکل از چه چیزهایی است؟
در خصوص چه زمانی صحبت می‌کند؟
برای چه کسانی توسعه می‌یابد؟
کارمندان، مشتریان، تأمین‌کنندگان، توزیع‌کنندگان، شرکا و جوامع
کدام اول ایجاد میشود؟
اول ایجاد میشود.
تنها پس از در دسترس بودن چشم‌انداز ایجاد میشود.
چند وقت یک بار تغییر می‌کند؟
به ندرت تغییر می‌کند، زیرا حصول اغلب اهداف نیازمند گذشت زمان طولانی است.
مأموریت‌های محصول محور، هر زمانی که شرکت تصمیم برای ورود به یک بازار محصول جدید میگیرد، تغییر می‌کند.
مدیریت استراتژیک چیست؟ + بررسی مراحل مدیریت استراتژیک و مزایای آن
متفکران استراتژیک آنچه که می تواند باشد را به تصویر می کشند و نگاهی کل نگر، به چالش ها و موضوعات روزمره دارند.هنگامی که شما به صورت استراتژیک می اندیشید ، شما نگاه تان را از کارهای روزمره بلند کرده و حوزه توجه تان را از آنچه که به آن مشغول هستید فراتر برده و آن را افزایش می دهید .مشاوران و متخصصان حوزه کسب و کار، مدیران و صاحبان کسب و کار را به داشتن مدیریت استراتژیک تشویق می کنند و تفکر لازمه ی این نوع مدیریت است. امروزه ما از عبارت استراتژیک زیاد استفاده می کنیم و می شنویم .
فهرست مطالب
مدیریت استراتژیک چیست؟
شناسایی و توصیف استراتژی هایی است که مدیران می توانند برای دستیابی به عملکرد بهتر برای سازمان خود داشته باشند. مدیریت استراتژیک، برنامه ریزی برای حوادث غیرقابل پیش بینی را ارائه می مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک دهد و گام های لازم برای دستیابی به یک هدف تجاری را در کل شرکت تضمین می کند.
مدیریت استراتژیک چگونه کار می کند؟
مدیریت استراتژیک مستلزم تعیین اهداف برای شرکت، تجزیه و تحلیل عملکرد رقبا، بررسی ساختار داخلی سازمان، ارزیابی استراتژی های فعلی و تأیید اجرای استراتژی ها در کل شرکت است.البته برای کسب اطلاعات بیشتر میتوانید مقاله مهارت تفکر در زندگی را بخوانید.
مدیریت استراتژیک می تواند تجویزی یا توصیفی باشد. تجویز مدیریت استراتژیک به معنای توسعه استراتژی ها، پیش از وقوع یک مسئله سازمانی است. مدیریت استراتژیک توصیفی به معنای عملی کردن استراتژی ها در صورت لزوم است. هر دو روش مدیریت استراتژیک از تئوری و روش های مدیریت استفاده می کنند.
مدل های مدیریت استراتژیک چیست؟
SWOT مخفف نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدها است. این تجزیه و تحلیل به شما امکان می دهد عوامل داخلی و خارجی را بررسی کنید. عوامل داخلی شامل نقاط قوت یا ضعف ها است که در سازمان شما وجود دارد و میتواند به نوعی تغییر کند یا تحت تأثیر قرار گیرد، در حالی که عوامل بیرونی شامل فرصت ها یا تهدیدها است که به طور کامل خارج از موضوعی هستند که شما در حال ارزیابی آن هستید و لزوماً نمی توانید بر آن ها تاثیر بگذارید.کارت امتیازی متوازن روند ارزیابی عملکرد را به چهار بخش تقسیم می کند و این روش به شما کمک می کند تشخیص دهید کدام بخش های شرکت به بهبود نیاز دارند. این چهار بخش عبارت اند از:
- یادگیری و رشد
- فرآیندهای کسب و کار
- دیدگاه های مشتری
- داده های مالی
روش کارت امتیازی متوازن نوعی از سازوکارهای گزارش دهی را ایجاد می کند که تمام آمار مربوط به رشد شرکت را نشان می دهد.
بررسی ۵ گام در مدیریت استراتژیک
در حالی که رویکردها و چارچوب های مختلفی وجود دارد، اما به طور کلی پنج مرحله وجود دارد:
- شناسایی
- تحلیل و بررسی
- تشکیل
- اجرا
- ارزیابی
۱.شناسایی
اولین قدم در مدیریت استراتژیک ارزیابی جهت گیری فعلی شرکت است. این اغلب شامل درک هدف ، مأموریت و جهت گیری کلی شرکت است. ارزیابی اینکه روند فعلی شرکت به شما در رسیدن به کدام هدف کمک می کند.البته برای کسب اطلاعات بیشتر میتوانید مقاله تفکر سیستمی به زبان ساده را بخوانید.
۲. تحلیل و بررسی:
هنگامی که روند فعلی را درک کردید، باید جزئیات را تجزیه و تحلیل کنید. چه چیزی کار می کند؟ چه چیزی کار نمی کند؟ چه ورودی از طرف ذینفعان سازمانی می توانید جمع کنید؟ این زمان پاسخگویی به سوالاتی است که به تحکیم عناصر لازم مدیریت استراتژیک کمک می کند. تجزیه و تحلیل SWOT یا شناسایی نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدها، ابزاری مفید است.
۳. ارزیابی:
محصول نهایی را ارزیابی کنید. آیا به هدف خود رسیدید؟ آیا فرآیند به طور مناسب در کل شرکت اجرا شد؟ بر اساس پاسخ های خود به این سوالات، میتوانید در صورت لزوم تأمل و بازنگری کنید.
۴. تشکیل:
هنگامی که اطلاعات مورد نیاز خود را بدست آوردید، زمان آن فرا رسیده است که یک برنامه عملیاتی برای رسیدن به هدف ایجاد کنید.البته برای کسب اطلاعات بیشتر میتوانید مقاله تفکر انتقادی چیست را بخوانید. اطمینان حاصل کنید که مراحل مشخص، متمرکز و مستقیماً با هدف در ارتباط هستند. اگر فرآیند یا رویه بسیاری از افراد در سازمان تأثیر می گذارد، دستورالعمل های اجرایی قابل فهم را تهیه کنید.
۵. اجرا:
مراحل ذکر شده در برنامه مدیریت استراتژیک خود را دنبال کنید. اطمینان حاصل کنید که همه ذینفعان این طرح را برای حداکثر کارایی طراحی کرده اند.
مزایای مدیریت استراتژیک چیست؟
دستیابی به اهداف سازمانی به برنامه ریزی و صبر نیاز دارد. می تواند به شرکت ها در رسیدن به اهدافشان کمک کند و گام های لازم برای دستیابی به یک هدف تجاری را در کل شرکت تضمین می کند.
- مزیت رقابتی: به کسب و کارها یک مزیت نسبت به رقبا می دهد زیرا ماهیت فعالانه آن باعث می شود که شرکت شما همیشه از تغییر بازار آگاه باشد.
- دستیابی به اهداف: مدیریت استراتژیک با استفاده از یک فرایند روشن و پویا برای تدوین مراحل و اجرا به دستیابی به اهداف کمک می کند.
- رشد پایدار: نشان داده شده است که این نوع مدیریت منجر به عملکرد سازمانی کارآمدتری می شود که منجر به رشد قابل کنترل می شود.
- سازمان منسجم: ارتباطات و پیاده سازی اهداف را در سراسر شرکت ضروری می کند. سازمانی که یکپارچه و در جهت رسیدن به یک هدف کار می کند، احتمال موفقیتش بیشتر است.
- افزایش آگاهی مدیریتی: اگر مدیران به طور مداوم دانش مدیریتی خود را ارتقا دهند، از روند و چالش های صنعت آگاهی بیشتری خواهند داشت. با اجرای برنامه ریزی و تفکر استراتژیک، آن ها برای رویارویی با چالش های آینده آمادگی بیشتری خواهند داشت.
می توان گفت اصلی ترین مزیت مدیریت استراتژیک ایجاد مزیت رقابتی است. برنامه استراتژیک به تنهایی پاسخگوی نیاز ما نیست و استفاده از او کی آر می تواند موثر واقع شود. او کی آر ابزار برنامه ریزی استراتژیک نیست بلکه در هدف گذاری به شما کمک می کند.هدف سنج بهترین ارائه دهنده نرم افزار او کی آر است و خدمات ویژه ای از جمله مشاوره ی رایگان را برای شما در نظر گرفته است.
مراحل مدیریت استراتژیک چیست؟
برنامه مدیریت استراتژیک جنبه های مختلفی دارد که در اینجا مورد بحث قرار می گیرد. استراتژی ها به منظور برنامه ریزی مناسب و تخصیص مناسب بودجه برای تحقق اهداف شرکت اعمال می شود.
مرحله ۱: فرمول بندی:
تدوین استراتژیها اساساً شامل محیطی است که هر شرکتی باید در آن زنده بماند. در اینجا تصمیمات مهم مختلفی برای تعیین نحوه دستیابی شرکت به رقابت گرفته می شود.در اینجا تجزیه و تحلیل محیطی خارجی انجام می شود. جنبه های سیاسی ، اقتصادی ، حقوقی و اجتماعی در هنگام تدوین استراتژی ها مورد ارزیابی قرار می گیرد.
تصمیم گیرنده استراتژیک محیط رقیب را بررسی می کند. آنها سعی می کنند منابع موجود با رقبا و همچنین قدرت چانه زنی آنها با مشتریان را ارزیابی کنند. درک روند تامین کنندگان نیز مهم است. بررسی کنید که آیا آخرین تهدیدهای تازه واردان در صنعت وجود دارد یا خیر.
اگرچه بسیاری از شرکت ها به محیط داخلی اهمیت نمی دهند ، اما در هنگام اجرای اصول مدیریت استراتژیک از مهمترین آنهاست. شما باید یک تجزیه و تحلیل SWOT واضح در مورد کارکنان ، فرایندها و منابع خود داشته باشید.
مرحله ۲: پیاده سازی:
این مرحله مهم بعدی در اینجا مدیریت باید در مورد نحوه استفاده از منابع برای دستیابی به اهداف تعیین شده توسط شرکت تصمیم گیری کند. مرحله اجرا همچنین نحوه ساختار منابع سازمان را بررسی می کند.
سخن پایانی
شما در این مقاله با مدیریت استراتژیک آشنا شدید.همچنین از مزایای تفکر استراتژیک آگاه شدید.اگر سوال یا نظری دارید آن را در کامنت مطرح کنید تا در اسرع وقت توسط ما جواب داده شود.
سوالات متداول
استراتژیک یک صفت است که بعنوان پسوند استفاده میشود و از ریشه استراتژی نشأت میگیرد و میتواند به خیلی عبارت های مدیریتی اضافه میشود و بمعنای خلق آینده ای مطلوب و هدفمند است. یعنی وقتی شما از بازاریابی استراتژیک صحبت می‌کنید؛ میخواهید بازاریابی انجام بدید که نتایج مطلوبی را در آینده محقق خواهید کرد یا وقتی از مدیریت استراتژیک صحبت می‌کنید دارید در مورد نوعی از مدیریت صحبت می‌کنید که میخواهیدد آینده نگر باشد و بر مبنای پیش بینی آگاهانه بتواند مسیر و اقدامات مشخصی رو برای دستیابی به نتایج مورد نظر تعیین نماید.
گاهی برنامه ریزی بلندمدت و استراتژیک را به اشتباه بجای یکدیگر استفاده مـی کننـد، در حالیکه تفاوتهای زیر را میتوان میان این دو قائل شد. یکـی از وجـوه تمـایز، از محـدودیت منـابع ناشـی مـیشـود. در مدیریت استراتژیک محــدودیت منـابع، عامـل تعیــین کننـده بــوده و رکــن اساســی برنامه ریزی بر تخصیص منابع محدود به فعالیتهای کلیدی استوار است.
دیدگاه شما